Każdy z nas, kto miał okazję prowadzić procesy rekrutacyjne, niezależnie czy kilka czy kilkaset J, wie, jak duża presja pojawia się w sytuacji, gdy proces rekrutacji nie idzie tak szybko, jak byśmy chcieli. W sytuacji trudnego rynku pracy niestety spotykamy się z tym wyzwaniem coraz częściej. A przecież przedłużający się proces rekrutacji to zwiększająca się frustracja i przemęczenie wśród pozostałych członków zespołu, którzy w miarę możliwości nadrabiają zadania za nasz „wakat” i oczywiście realne koszty braku realizacji zadań, które ponosi firma.

Prowadząc proces rekrutacji do swojego zespołu lub na potrzeby menedżera w Twojej organizacji, warto trzymać się prostych zasad, aby być bliżej efektywnego zakończenia procesu w przewidywanym czasie.

1. Precyzyjnie określ wymagania – kluczowe i te „mile widziane”

Najczęstszym błędem, przed którym jako HRowcy zapominamy ustrzec menedżera jest rozpoczęcie procesu jeszcze przed klarownym określeniem profilu poszukiwanego kandydata. Zacznij od „długiej” listy – wszystkiego co menedżer „chciałby” zobaczyć w kandydacie. Następnie poproś menedżera, aby wybrał 5 kluczowych wymagać, z czego z pewnością nie zrezygnuje. W trzecim kroku zaproś go do wybrania kolejnych 5 wymagań, które są ważne, ale jeśli któregoś z nich zabraknie jest to do nadrobienia/wyszkolenia/uzupełnienia. Wszystkie pozostałe punkty określcie jako „nice to have”, kryteria, które nie powinny wpłynąć na decyzję menedżera.

Dopiero, gdy ustalicie powyższy kontrakt z menedżerem – jesteście gotowi, możecie zaczynać proces.

2. Napisz ogłoszenie skierowane do Twojego kandydata, a nie do Ciebie

Często jako HRowcy pomagamy kierownikom w zredagowaniu ogłoszenia o pracę. Najbardziej skuteczne ogłoszenie w dzisiejszych czasach szybkich i krótkich komunikatów jest oczywiście … krótkie, precyzyjne, sformułowane w punktach. Zawrzyj wyłącznie kluczowe informacje, wszystko co nie jest krytyczne dla kandydata do podjęcia decyzji o aplikowaniu, w ogłoszeniu jest zbędne. Na tym etapie Twoim zadaniem jest sprawienie, aby kandydat chciał zaaplikować. Do tego, aby chciał u Was pracować, będziesz go przekonywać w trakcie spotkań rekrutacyjnych.

Zbyt rozbudowane ogłoszenie, nieczytelne, z korporacyjnymi skrótami i określeniami, które nic nie mówią kandydatom to olbrzymie ryzyko obniżenia konwersji w ogłoszeniu i utraty potencjalnych aplikacji.

3. Monitoruj efektywność ogłoszenia, wprowadzaj zmiany …

Przy dzisiejszych narzędziach coraz częściej mamy dostęp do weryfikowania efektywności ogłoszenia. Sprawdź po paru dniach jaka jest klikalność Twojego ogłoszenia, ale co ważniejsze, jaki procent osób, które otworzyły ogłoszenie, nacisnęło przycisk Aplikuj. To jest dla Ciebie najważniejsze à uzyskanie wysokiej konwersji z odsłon ogłoszenia na kliknięcie przycisku Aplikuj.

Drugim ważnym wskaźnikiem, który warto zweryfikować na wczesnym etapie jest dopasowanie profili aplikacji, do profilu poszukiwanego kandydata. Jeśli będziesz w stanie dość szybko wyłapać, że aplikacje, które spływają są „nietrafione” – osoby o zbyt niskich lub zbyt wysokich kwalifikacjach, jakiś wzorzec, np. dużo zgłoszeń jednego typu, ale niezgodnego z profilem … będziesz też w stanie szybko wprowadzić zmiany i nie tracić pracy ogłoszenia. Czasem wystarczy zmiana nazwy stanowiska, czasem zmiana kategoryzacji, tagów ogłoszenia. Najważniejsze, żeby podejmować próby podnoszenia efektywności ogłoszenia.

4. Nie czekaj z weryfikacją kandydatów, na bieżąco weryfikuj aplikacje, które już zdobyłeś

Dla HRowców to oczywiste – mamy dobrego kandydata, trzeba go jak najszybciej procesować. Dużo większe wyzwanie to przekonać do tego rekrutującego menedżera. Zbyt często słyszymy: „Poczekajmy, zobaczmy na większej próbce jakich mamy kandydatów”, albo „Ten kandydat nie jest idealny, poczekajmy na lepszych kandydatów”. Jeśli słyszysz takie odpowiedzi na Twoją prośbę jak najszybszego umówienia spotkań z kandydatami poza oczywistymi argumentami, dlaczego przy dzisiejszej sytuacji na rynku pracy każdy dzień zwłoki to ryzyko utraty kandydata, spróbuj zachęcić menedżera do spotkania z tzw. kandydatem benchmarkowym. Namów go do spotkania z pierwszym „wystarczająco dobrym” kandydatem, aby po tym spotkaniu menedżer podzielił się z Tobą feedbackiem, podpowiedział, na co zwracać szczególną uwagę, powiedział, czy to jest ten profil, o którym rozmawialiście na początku procesu. W wielu procesach pozwala to zaoszczędzić dużo czasu i uniknąć ew. nieporozumień, błędnych założeń z początku procesu.

5. Już podczas pierwszego kontaktu opowiedz kandydatom o swojej ofercie

Bez względu na poziom stanowiska spotkanie rekrutacyjne powinno mieć charakter spotkania biznesowego. Kandydat przedstawia nam swoją ofertę – swoich kompetencji, umiejętności, doświadczeń, a my jako osoby rekrutujące przedstawiamy swoją ofertę: zakres roli, umiejscowienie w strukturze, główne wyzwania na stanowisku. Jeśli chcemy mówić choćby o podstawach dbania o doświadczenia kandydata, wydaje się to absolutne konieczne. Nawet jeśli już wiesz, że nie będziesz procesować tego kandydata dalej, zadbaj o to, aby jego wrażenie ze spotkania było pozytywne. Kandydat odrzucony, a jednak pozytywnie wypowiadający się o firmie to najlepszy ambasador pracodawcy.

6. Nie kończ rozmowy rekrutacyjnej, jeśli nie jesteś przekonany …

Na szkoleniach z rekrutacji usilnie przekonuję zarówno osoby z działów HR, jak i kierowników, aby prowadzić spotkanie do tego mementu, aż będziesz mieć pewność, że uzyskałeś odpowiedź na wszystkie ważne pytania, i do momentu, aż będziesz mieć pewność, że uzyskane odpowiedzi pozwolą Ci podjąć decyzję o zaproszeniu, lub niezaproszeniu kandydata do kolejnego etapu. Nie musisz jeszcze wiedzieć, czy jest to kandydat idealny do zatrudnienia. Przed Wami jeszcze pewnie min. jedno, jak nie dwa spotkania. Na teraz musisz mieć pewność, że chcesz go przedstawić menedżerowi, wiesz z jakiego powodu chcesz to zrobić i na jakie ew. braki lub ryzyka zwrócisz uwagę menedżera. Dzięki temu będzie wiedział, na co jeszcze zwrócić uwagę w trakcie kolejnych etapów.

7. Bądź w kontakcie … cokolwiek by się działo w procesie

Nawet jeśli proces się przedłuża, coś się zmieniło w zakresie oczekiwań menedżera, być może zmienił się profil poszukiwanej osoby … bądź w kontakcie z kandydatami. Zawsze lepiej jest dać kandydatom znać, jaki jest status niż milczeć z nadzieją, że jak zadzwonisz za cztery tygodnie, nadal będą chcieli z Tobą rozmawiać J

8. Masz kandydata, który spełnia wymagania – ofertuj od razu!

Wielokrotnie słyszałam od menedżerów rekrutujących, żeby może poczekać ze złożeniem oferty kandydatowi przynajmniej kilka dni od spotkania, bo jak zadzwonimy zbyt szybko będzie myślał, że nam za bardzo zależy. Czy nie przypomina Ci to trochę słów z jakiejś komedii romantycznej … J Jeszcze do niedawna znajdowałam w tym sens z punktu widzenia pozycji w ewentualnych negocjacjach stawki wynagrodzenia. Teraz jednak, gdy dobrzy kandydaci potrafią być równolegle w kilku procesach i każdy z pracodawców potencjalnie będzie nimi tak samo zainteresowany jak i my, czy aby na pewno warto czekać? Zaczynanie procesu od początku, lub kompromisowe ofertowanie kandydata „rezerwowego” chyba nie są mile widzianą alternatywą dla żadnego rekrutującego kierownika. Ustalcie warunki i nawet jeśli miałby to być następny dzień po spotkaniu rekrutacyjnym – dzwońcie!

9. Podtrzymuj kontakt, „podgrzewaj” swojego przyszłego pracownika

Wydawałoby się, że skoro skutecznie zaofertowałam kandydata powinnam skończyć na punkcie nr 8, nic bardziej mylnego. Najgorszy sen rekrutera to, gdy zaofertowany kandydat zostaje „przebity” przez swojego obecnego pracodawcę lub otrzymuje inną, atrakcyjniejszą ofertę zanim dołączy do naszej organizacji. Podtrzymuj kontakt z przyszłym pracownikiem, a jeszcze lepiej – zachęć do tego jego przyszłego przełożonego. Pokażcie kandydatowi, że jego miejsce już czeka, że szykujecie już dla niego plan wdrożenia, że bardzo się cieszycie na jego przyjście. Zbudujcie więź i relacje, które upewnią kandydata, w tym, że podjął jedyną słuszną decyzję o dołączeniu do Waszej firmy.

10. Wyciągaj wnioski do wykorzystania przy kolejnych projektach

Trzymam kciuki za efektywne rekrutacje!