Zarówno w sytuacji, gdy nie mamy wyjścia, jak i wtedy gdy jest to po prostu wygodniejsze ze względu np. na odległość od kandydata sięgamy po rozwiązania online i prowadzenie rozmowy rekrutacyjnej zdalnie. Zdalnie, czyli po prostu z wykorzystaniem jednego z dostępnych komunikatorów umożliwiających rozmowę w czasie rzeczywistym.
Jak zatem przygotować i przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną w formie zdalnej, tak aby była ona efektywna, czyli dawała nam komfort podjęcia decyzji o zatrudnieniu kandydata?
Moje doświadczenie prowadzenia już wielu takich procesów zakończonych sukcesem pokazują, że wystarczy pamiętać o 4 ważnych zasadach, które pomogą efektywnie wykorzystać tą formę rekrutacji.
Przyjrzyjmy się im …
1. Po pierwsze, przygotuj do rozmowy siebie, ale także przygotuj kandydata.
Sytuacja rozmowy online nie jest jeszcze powszechnie znana kandydatom, może to powodować, że nie będą się czuli komfortowo, że nie będą wiedzieli co tak naprawdę ich czeka i czego powinni w trakcie takiej rozmowy się spodziewać. Jeśli będzie tyle niewiadomych to w naturalny sposób pojawi się u kandydata stres.
Nam stres u kandydata nie jest do niczego potrzebny, będzie utrudniał prowadzenie rozmowy i zbudowanie atmosfery otwartości. Naszym zadaniem, jako rekruterów jest więc zadbanie o kandydata, uprzedzenie jego pytań i wyjaśnienie mu okoliczności rozmowy oraz jej aspektów technicznych.
A zatem co warto zrobić w ramach przygotowania kandydata i siebie do rozmowy:
- Telefonicznie ustal z kandydatem odpowiedni czas na rozmowę.
- Zapewnij, że będzie to klasyczna rozmowa rekrutacyjna, w czasie której będziesz chciał poznać kandydata. Różni się tylko forma spotkania.
- Uprzedź, że wyślesz mailem link do spotkania przez online, potwierdź, że będzie to narzędzie darmowe dla kandydata.
- Zapewnij sobie ciche i komfortowe miejsce pracy zdalnej.
- Sprawdź wcześniej jakość połączenia (mikrofon, kamera).
- Przygotuj notatnik i CV kandydata – podziel sobie ekran, tak aby widzieć oba okna.
2. Po drugie poprowadź spotkanie, tak aby dobrze poznać kandydata zmienia się bowiem tylko narzędzie, a nie istota tej rozmowy.
Fakt, że korzystamy z narzędzia online do umożliwienia komunikacji nie zmienia zasadniczego celu tej rozmowy, czyli zbadania umiejętności, kompetencji i motywacji kandydata, tak aby sprawdzić, czy pasuje on do poszukiwanego przez nas profilu. Pytamy zatem dokładnie o te same rzeczy, jednak dbamy trochę bardziej o to JAK o nie pytamy i jak się komunikujemy z kandydatem.
I tu kilka konkretnych podpowiedzi:
- Zadawaj te same pytania, które zadałbyś w czasie klasycznej rozmowy. Staraj się jednak, aby pytania były krótkie, zwięzłe, pytaj o jedną rzecz w jednym pytaniu. Zachęcam, żebyś sprawdził czy Twoja dotychczasowa lista pytań spełnia te warunki, jeśli jej nie posiadasz – spisz sobie pytania, które będziesz chciał zadać. Finalnie Twoja lista powinna spełniać 3 kryteria: pytasz o rzeczy istotne, które przybliżą Cię do podjęcia decyzji i sprawdzają umiejętności określone w profilu; pytania są krótkie, klarowne i jednokrotnie złożone 😊, koncentrujesz się na pytaniach bazujących na doświadczeniu, a nie hipotezach czy wyobrażeniach.
- Słuchaj uważnie odpowiedzi kandydata. W czasie rozmowy online utrzymanie skupienia na rozmówcy może się okazać większym wyzwaniem, bądź tego świadomy i czujnie kontroluj, czy jesteś cały czas ze swoim kandydatem i czy mu to okazujesz poprzez aktywne słuchanie 😉
- Unikaj przerywania kandydatowi, wchodzenia sobie w zdanie. Może się okazać, że pojawią się opóźnieni wynikające z ograniczeń transmisji danych, przerywanie kandydatowi, który usłyszy to z pewnym opóźnieniem może tworzyć niezręczne sytuacje typu „to proszę powiedzieć”, „nie to Paan niech powie” … itd. Strata czasu i znowu niepotrzebny stres, że rozmowa nie idzie tak jak byśmy chcieli.
- Staraj się utrzymywać kontakt wzrokowy i prowadzić rozmowę, tak abyście zarówno Ty jak i kandydat czuli się po prostu komfortowo. Korzystanie z platformy online nie zwalnia nas z podstawowych zasad prowadzenia rozmowy rekrutacyjnej jako dialogu, a nie przesłuchania i z budowania przyjaznej atmosfery, która sprzyja otwartości.
3. Po trzecie opowiedz o oferowanej pracy i odpowiedz na pytania kandydata.
Rozmowa online, to nadal rozmowa rekrutacyjna, po której obie strony muszą podjąć decyzję czy są zainteresowane współpracą. Daj więc swojemu kandydatowi szansę, aby mógł poznać i zrozumieć specyfikę tej pracy, związane z nią wyzwania oraz czego może się spodziewać w zamian od Ciebie i firmy.
Benefity, praca w zgranym zespole, możliwości awansu, czy duży i stabilny pracodawca – to mogą być elementy, które przekonają kandydata do pracy. Powiedz o tym, co jest prawdziwe i może wyróżniające w przypadku Twojej oferty. Wykorzystaj okazję bezpośredniej rozmowy do przedstawienia Twojej oferty w pełnym świetle.
4. I po czwarte, podsumuj rozmowę od razu po jej zakończeniu i podejmij decyzję odnośnie tego konkretnego kandydata.
Idealnie gdybyś już w trakcie rozmowy robił chociaż hasłowe notatki. Po zakończeniu rozmowy koniecznie spisz najważniejsze wnioski i zanotuj swoją decyzję odnośnie tego kandydata. Po kilku rozmowach będzie Ci bardzo trudno wrócić do szczegółów dotyczących danego kandydata, jest to zasada prawdziwa w przypadku rozmów twarzą w twarz z kandydatem, a w sytuacji online, gdy widzisz kandydata wyłącznie przez pryzmat swojego monitora ma ona tym większe zastosowanie.
Jak widzisz, rozmowa rekrutacyjna w wersji online co do celu i treści nie różni się od klasycznej rozmowy rekrutacyjne, jest jednak kilka elementów, na które warto zwrócić uwagę i warto „pilnować” ich w trakcie samej rozmowy. Pamiętajmy, że jest to też okazja, żeby pokazać naszym kandydatom, że jesteśmy elastyczni, że działamy w sposób profesjonalny wykorzystując nowoczesne dostępne rozwiązania. Warto więc wykorzystać takie zdalne procesy również do budowania wizerunku pracodawcy, który szybko i sprawnie reaguje na to, co dzieje się w danym momencie na rynku.
Powodzenia!
