Na szkoleniach, w pracy coachingowej, menedżerowie często proszą o podpowiedzi, jak poradzić sobie w sytuacji trudnej rozmowy z pracownikiem. I choć typów takich „trudnych rozmów” może być wiele, są pewne uniwersalne wskazówki, które jako HRowcy możemy przekazać menedżerom.
Najważniejsze podpowiedzi odnośnie tego, jak się do rozmowy przygotować, można zawsze w poniższych punktach:
- Zdecyduj jaki jest Twój cel na rozmowę
- Zapisz planowaną strukturę rozmowy
- Zrób notatkę z głównymi punktami, elementami, które chcesz omówić
- Przypomnij sobie, czym jest komunikat „ja”
Pomyślmy o konkretnym przykładzie trudnej rozmowy. Na potrzeby tego wpisu, niech to będzie trudna rozmowa feedbackowa, w której przełożony spodziewa się oporu, wyparcia, a może reakcji emocjonalnej. Jak zatem poprowadzić taką rozmowę, aby przebiegła sprawnie, z szacunkiem dla pracownika, ale również, aby menedżer osiągną cel zdefiniowany na tę rozmowę.
Proponuję cztery proste kroki takiej rozmowy. Przechodząc je spokojnie i posługując się właśnie komunikatem „ja”, menedżer ma bardzo dużą szansę przeistoczyć rozmowę, której się obawia, w skuteczne narzędzie motywujące pracownika.
Jako HRowiec pewnie znasz pojęcia „komunikat JA”. W sytuacjach, gdy dopiero budujemy relacje, porozumienie, albo gdy druga osoba z góry jest nastawiona negatywnie to jest świetna technika. I w naszej sytuacji, bardzo krótkie przedstawienie jej liderowi, może okazać się pomocne.
Jak to może wyglądać w praktyce? Co, jako HRowcy możemy podpowiedzieć naszym partnerom biznesowym?
4 KROKI EFEKTYWNEJ ROZMOWY FEEDBACKOWEJ
Po pierwsze – zacznij od docenienie.
Mogłoby to brzmieć np. tak:
„Dziękuję, że mimo natłoku tematów w tym tygodniu udało nam się spotkać. To ważne, żebyśmy mieli okazję omówić na bieżąco ostatni projekt i ustalić ewentualne zmiany na kolejne tygodnie. Zależy mi, żebyś je jak najlepiej wykorzystał i z sukcesem zakończył projekt.”
Co się dzieje, gdy lider/liderka tak otwiera spotkanie? Pokazuje, że osoba jest dla niego/niej ważna, pokazuje również, że w rozmowie nie chodzi tylko o wynik, ale też o to, jak osoba się czuje w danej sytuacji.
Po drugie – powiedz o swojej intencji komunikatem „Ja” i wysłuchaj reakcji.
Drugi krok, w naszym przykładzie, mógłby brzmieć tak:
„Chciałam porozmawiać z tobą o pierwszej fazie projektu. Pracujemy już razem od jakiegoś czasu, myślę, że miałam okazję zaobserwować już twoje mocne strony i umiejętności i mam takie poczucie, że z tymi umiejętnościami i twoim doświadczeniem, była przestrzeń, aby zrealizować tą fazę zgodnie z naszym pierwotnym harmonogramem. Dla mnie najważniejsze jest, żebyś mógł wykorzystać swój potencjał w tym zadaniu i faktycznie, zrealizował go jak najlepiej. Powiedz, co się wydarzyło, że projekt po twojej stronie został zrealizowany z tygodniowym opóźnieniem.”
Po trzecie – jasno zakomunikuj swoje oczekiwania.
Po wysłuchaniu pracownika, rozważ, czy masz nowe informacje, jeśli trzeba uwzględnij je, ale najważniejsze to zakomunikuj swoje oczekiwania, dodając, że wierzysz (jeśli tak jest), że pracownik jest zdolny, aby je zrealizować. Nie zapomnij zaoferować wsparcia.
Po czwarte – zakontraktuj kolejne kroki.
Te kroki powinny być po stronie pracownika, zapytaj zatem na przykład … „Biorąc pod uwagę, że jesteśmy na początku kolejnej fazy projektu, co jesteś w stanie zrobić inaczej, aby nadrobić to opóźnienie?”
Podsumowujmy … w sytuacji, gdy lider/liderka prosi nas o wsparcie w przygotowaniu się do trudnej rozmowy feedbackowej, zaoferujmy prosty model 4 kroków do skutecznego poprowadzenia spotkania:
1 – Doceń, otwórz pozytywnie
2 – Powiedz o swojej intencji i wysłuchaj reakcji
3 – Jasno zakomunikuj oczekiwania
4 – Ustal kolejne kroki
Dokładając do tego unikanie obwiniania, pozytywne intencje, szacunek i empatię, menedżer ma bardzo dużą szansę przekształcić, trudną w założeniach rozmowę, na konstruktywną, motywującą i znaczącą rozmowę o wynikach i znaczeniu pracownika w zespole.
Kluczowe dla tego typu rozmowy to skoncentrowanie się na jasnym komunikowaniu oczekiwań, niezależnie od reakcji pracownika oraz budujące skierowanie rozmowy w stronę przyszłości i wniosków wyciągniętych z poprzedniego zadania, nadal jednak budujących przyszły sukces pracownika.
Powodzenia!
A jeśli pomocne byłoby wsparcie w zaprojektowaniu szkoleń dla menedżerów z przeprowadzania trudnych rozmów, HR Concierge pozostaje do usług.
